1.时间要求
⑴管理性文件材料,各立卷部门在每年的6月30日前,向档案馆移交。
⑵本、专科学生成绩单,各立卷单位在每学期开学后2个月内,向档案馆移交。
⑶科研及基建项目,在科研项目完成鉴定(结题)、基建项目竣工后3个月内,向档案馆移交。
⑷仪器设备在开箱验收后就应将需归档的项目材料整理立卷,向档案馆移交。
⑸ 产品设计、研发阶段,参照科研归档时间;生产、销售阶段参照管理性文件归档时间。
⑹出版物参照管理性文件归档时间。
⑺财会档案在会计年度结束后,由 财务处或本单位财务部门保管一年,期满之后编制案卷目录,于次年六月底前向档案馆移交。
⑻声像、实物、人物档案随时归档。
2.验收移交程序
⑴监督指导科在档案进馆前,要严格按照案卷质量要求进行检查验收。发现案卷质量不符合要求的,要及时进行处理。
⑵移交方需打印“移交明细单”一式三份。交接双方对交接的案卷,按照案卷移交明细单进行认真清点,做到“帐物相符”。
⑶检查、清点合格后,逐项填写“移交备考表”;需要说明的问题,一定要在移交备考表中进行说明;移交备考表需加盖交接双方单位公章。
⑷立卷部门将应归档的案卷送交档案馆保存。同时交接双方责任人在“移交备考表”上签字、注明交接日期,将移交明细单附后,立卷部门和监督指导科各持一份备查,档案馆永久保存一份。