第一条 为了加强会计档案管理，规范会计档案管理行为，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》和《246天天好资料免费精选档案工作条例》等有关规定，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 会计档案是学院档案的重要组成部分，由学院档案馆实行统一集中管理，与财务处共同负责会计档案工作。
第三条 财务处和档案馆应加强对会计档案管理工作的指导、监督和检查，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是在经济活动中形成的、记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料（包括工资薪金发放清册、住房公积金备查簿及其他会计核算资料），会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第五条 每年形成的会计档案，应当由财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。财务处将应归档的会计档案向学校档案馆归档。档案馆必须按期接收，对整理不合乎要求的会计档案，可以不予接收。
为方便会计档案的查阅和利用，当年形成的会计档案，在会计年度终了后45日内，移交给财务处会计档案管理人，可暂由其保管1-2年，期满之后，由其编制移交清册，移交档案馆统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交学校档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务处和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第六条 会计档案的立卷方法：
1、会计凭证。会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每本为一卷。装订前应剔除金属物，编写页号。会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章；记帐凭证附件，做到整齐、结实、美观。应填写好凭证封面和脊背（注明单位名称、年度、月份和起止日期，凭证种类、起止号码），并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。
2、会计帐簿。会计帐簿按年度立卷。在会计年度终了，进行整理立卷。帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时应按帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。订本帐簿应保持原来面目；活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号，装订成册。每本帐簿应加贴封面。会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务负责人（会计主管人员）的签章。
3、会计报表。会计报表按年度立卷。立卷时，应区分不同的保管期限，年度报表应与季度、月份报表分别组卷保存，并应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。每卷均需编有页号和加装封面。
其它单独核算的各种会计档案（如工会会计，基建会计等）可参照上述方法进行整理。
第七条 会计档案的排列编号：
会计档案案卷的排列可采取年度——类别，或类别——年度，然后按保管期限长短排列。期限长的排在前头，期限短的排在后头。（如2010年度——报表类：永久，25年，15年……。报表类——2010年度：永久，25年，15年……）。
会计档案的编号应合理，便于管理和查找。可根据排列的方法选用一个年度编一个流水号或按类别各编一个流水号的方法。
第八条 在调阅会计档案时，应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。设立会计档案查阅、复制登记簿，财务处内部人员调阅会计档案，须经分管负责人签批；其它部门人员核对有关财务事宜，须有该部门（或项目）负责人签批的书面申请，由财务处分管负责人签批后由财会人员查阅；外单位人员调阅会计档案，须有单位正式介绍信，经部门分管院领导和财务处负责人批准后方可查阅，查阅时须详细登记调阅档案名称、调阅日期，调阅人的姓名和工作单位，调阅的理由和归还时间等。
第九条 保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，已移交档案馆的，经档案馆负责人批准；尚未移交档案馆的，经财务处负责人批准，可以提供查阅或者复制，并由档案管理人员陪同且办理登记手续；向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上进行登记，并由提供人和收件人签名或盖章。查阅或者复制会计档案的人员应保持卷面整洁，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，不得丢失、泄密，也不准在案卷上勾画记录符号。
第十条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为３年、５年、１０年、１５年、２５年５类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
年度财务报告（年度决算及文字说明）、会计档案移交、保管清册、会计档案销毁清册等会计档案应永久保存，财务处在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样，单独保存。
第十一条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
第十二条 保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）由档案馆会同财务处提出销毁意见，编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）由档案馆和财务处负责人、分管财务和档案的院领导分别在在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）销毁会计档案时，应当由档案馆、财务处和审计处共同派员参加监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校分管财务和档案工作的院领导。
第十三条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
项目正在建设期间的，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十四条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。应同时采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案，注意防磁、防折。同时应载明账簿名称及所属年度、管理人员，并加盖单位公章、单位负责人或会计主管人员的签章，且注明账簿页码。
第十五条 财会人员之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案时应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十六条 预算、计划、总结、报告及制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第十七条 会计档案管理应当科学合理。财务处自行保管的会计档案，应设有专库或专柜，不得随意堆放。备份软盘应妥善保管，贴写保护标签并用印章或封条签封后装在保护封套和包装盒内。采用磁性介质保存会计档案应定期检查，防止因磁性介质损坏而使会计档案丢失。档案柜和档案库房应注意通风，做到防光、防火、防盗、防虫蛀、防潮湿和防尘。应严格执行安全和保密制度，并定期检查。
第十八条 本办法由财务处负责解释和修订，自发布之日起执行。以往有关会计档案管理办法与本办法不相符的，以本办法为准。